商务接待工作台

接待看板

数据截至 2026-10-16

下午好，Amily

本周 5 批来访 · 2 批等你评价 · 3 张票据待补齐。今天也辛苦啦 ☕

行政值班：王芳 🎁 本月已采纳建议 5 条

10 分客户

本月新增 2 家

5 分客户

常规节奏跟进

本月接待批次

18批

境内 12 / 涉外 6

待报销金额

2.13万元

3 单卡在票据环节

票据齐全率

81%

目标 ≥95% · 差 14pt

待评价工单

1 单已超时

建议采纳率

62%

13 条提交 / 8 条采纳

🍊

今日水果建议

行政 · 每日 08:30 更新

🍊

砂糖橘

维 C 高 · 甜度足 · 接待果盘首选

提示：外资客户来访前 1 小时不上桌，避免午后会议犯困。

☕

今日饮品建议

行政 · 每日 08:30 更新

☕

现磨咖啡

会议时段提神 · 现磨出品

提示：涉外来访按客户国籍配热饮，冰美式仅供中方内部人员。

🍲

今日鸡汤

写给认真工作的每一个人

—— 今日一句

按当天日期取一句，明早 00:00 自动轮换。

📖

一日一词

每天一个外贸英语词 · 读出来才算会

negotiate

/nɪˈɡəʊʃieɪt/

🤝 接待现场

释义　vt. 谈判、协商　n. 谈判

用法　We negotiate the price for 3 machines. —— 我们就 3 台设备的价格进行谈判。

💡 词根 negot- = 商谈、买卖，记住"谈生意"这层意思就不容易忘。

今日第 1 / 30 词

待业务经理评价

2 单待办

48h 内RS-202610-002 Ha Long 机械（越南 · 张磊）已接待 8h，请业务经理做客户自评与接待评分

已超时RS-202609-018 徐州重型（王振）超 52h 未评价，将阻塞该工单闭环

合理化建议进展

"涉外客户接机提前 1 小时锁车"已采纳

张磊 · 10-15 → 🎁 精品保温杯

"工单增加忌口/清真必填字段"

李慧 · 10-15 → 待行政评估

"车间参观安全帽加编号牌"

王振 · 10-14 → 待行政评估

报销闸口 · 阻塞闭环的工单

3 单卡住

接待编号	客户	业务员	级别	费用发生额	需报销	票据进度	缺口	状态
RS-202610-004	Kloeckner Gruppe 德国 · 欧洲	张磊	A	20,170	8,400	5/12	缺 7 张	待票据
RS-202610-002	Ha Long 机械越南 · 东南亚	张磊	C	3,240	1,460	7/10	缺 3 张	待票据
RS-202610-003	徐州重型装备江苏 · 华东	王振	B	5,180	2,270	6/8	缺 2 张	待票据

闭环闸口：① 需报销 = 0　② 票据齐全率 = 100%　③ 业务经理评价已提交　④ 洽谈结果已填。四项达标工单方可关闭。

待办预警

5 项需处理

住宿未落实RS-202610-006（VDMA 协会 8 人，10-20 到访）A 类需 5 星酒店 9 间，尚未选定酒店

评价超时RS-202609-018 超 48h 未评价，请业务经理王振尽快提交

接待反馈RS-202610-001 业务经理反馈"司机接错出口、菜品偏辣"，行政已收到待整改

费用无归属RS-202610-005 460 元"外出就餐"未选支付方式与支付人

齐套缺项RS-202610-004 缺礼品与接机车辆确认，还有 1 天

接待编号	客户	区域/大区	业务员	级别	住宿	费用/需报销	票据	评价	状态	操作

闭环四闸门：① 需报销 = 0　② 票据齐全率 100%　③ 业务经理评价已提交　④ 洽谈结果已填。任一未达标不允许关闭。

办公室资源分配 · 报备后的第二个环节

业务员提交报备 → 工单落到这里 → 办公室逐项分配「客房 / 车辆 / 会议室 / 餐厅」→ 系统自动校验占用是否撞单 → 确认后推送企微并回传给报备人确认。分配过程中若撞单，用「撞单调整」换资源并留痕。

待分配 — 待反馈 —

待分配工单

点击「资源分配」逐项落实客房 / 车辆 / 会议室 / 餐厅

接待编号	客户 / 级别	来访日期	人数	报备需求	已分配	状态	操作

分配顺序建议：先会议室（最难协调）→ 客房 → 车辆 → 餐厅。每项选定后系统立刻做统一占用校验，撞单会当场弹出红条预警，可直接在弹窗内切换资源。

已分配工单

已确认或接待中

接待编号	客户	来访日期	客房	车辆	会议室	餐厅	状态	操作

撞单与调整记录

每次强制放行 / 换资源均留痕，可审计

时间	场景	资源	冲突内容	处理	操作人

撞单强制放行属例外审批，须办公室账号操作并留痕；年度内控审计会抽查「调整原因 + 通知对象 + 通知方式」三要素是否齐全。

办公室资源分配 · 五步操作指引

① 进入本页「待我分配」　接待工单 → 办公室资源分配

业务员提交报备后，工单自动进入此队列（也可在「接待工单」页每一行点「✅ 资源确认」）。

② 点「🏢 资源分配」打开分配面板

四类资源逐项选：客房（酒店 + 房型 + 间数）、车辆（车牌 + 司机）、会议室（会议室 + 时段）、餐厅（餐厅 + 包间 + 餐标）。

③ 系统自动做统一占用校验

同资源 + 同日期 + 时段重叠（含 30 分钟缓冲）即红条预警，可当场换资源或改时段。

④ 撞单时走「⚠ 撞单调整」

选调整方式（换资源 / 改时段 / 互换 / 强制放行），填原因 → 通知原占用人与报备人 → 提交后自动推送企微。

⑤ 确认 → 自动回传给报备人

工单转为「已确认待反馈」，报备人在企微收到资源明细卡片，可「确认无异议」或「有异议」退回重排。

权限说明：资源分配仅限「行政办公室主管 / 行政专员」角色；切换顶栏右上角的演示角色即可体验不同视角。若按钮点了没反应并提示无权限，说明当前角色不对。

◈ 工单 RS-202610-004 · Kloeckner Gruppe（德国 A 类 · 欧洲区 · 张磊）

¥ 8,400需报销金额

5 / 12票据齐全

7 张缺口

待提交业务经理评价

闭环条件：报销结清 + 12 张票据齐全 + 评价已提交 + 洽谈结果已填
当前状态：卡住，无法关闭工单

费用明细与票据核对

上传即由 AI 识别入库，操作员不重复录入

费用类型	发生明细	支付方式	支付人	金额	需报销	票据	票据状态
住宿	济南香格里拉 4 晚 × 6 间 A 类：5 星行政大床房	公司公务卡	行政·王芳	2,720	—	发票 0/1	缺发票
住宿	随行翻译 1 间 × 4 晚	公司公务卡	行政·王芳	1,180	—	发票 0/1	缺发票
外出就餐	商务宴请 2 餐 × 6 人（人均 260）	公司公务卡	行政·王芳	3,120	—	发票 2/2	齐全
外出就餐	工作餐 3 次 × 6 人（人均 60）	公司公务卡	行政·王芳	1,080	—	发票 3/3	齐全
外出就餐	酒店早餐（6 人 × 3 天）	客户自付	客户方	0	—	无需	无需报销
游玩	趵突泉 + 大明湖（门票 6×80）	个人垫付	销售·张磊	480	480	收据 0/1	缺收据
游玩	企业客户答谢晚宴（包厢费）	个人垫付	张磊	1,200	1,200	收据 0/1	缺收据
游玩	陪同讲解 / 导游服务	个人垫付	张磊	800	800	收据 0/1	缺收据
游玩	一日游包车（商务车 8 小时）	公司公务卡	车队·刘师傅	800	—	发票 1/1	齐全
购物	陪同购物伴手礼代垫客户坚持购买，当日已收回现金	个人垫付	张磊	2,000	2,000	销售单 0/1	缺单据
购物	客户自购伴手礼，公司报销	个人垫付	张磊	1,000	1,000	销售单 1/1	齐全
交通	接站往返 + 市内交通	公司公务卡	车队·刘师傅	1,310	—	发票 0/1	缺发票
礼品	A 类定制礼盒 × 6	公司公务卡	行政·王芳	7,680	—	发票 1/1	齐全
场地茶歇	A 会议室 + 接待室茶歇	公司公务卡	行政·王芳	800	—	发票 1/1	齐全
合计				20,170	8,400	费用发生总额 = 公务卡直付 + 个人代垫；需报销 = 代垫与现金部分

报销执行

未结清

需报销总额

¥ 8,400

已报销 / 待报销

¥ 2,000 / ¥ 6,400

▸ 待补票据清单：住宿发票 ×7、游玩收据 ×3、购物销售单 ×1、交通发票 ×1

▸ 报销责任人：销售·张磊（个人垫付 ¥ 5,480）· 行政·王芳（待认领 ¥ 2,920）

▸ 财务复核：未提交（票据未齐，无法提交）

🤖 票据 AI 识别流水

时间	上传人	张数	识别置信度	自动入库金额	自动判定报销	待人工核对	命中工单	处理状态
10-18 14:22	销售·张磊（企微群上传）	12	96% 高	8,400	¥ 8,400 全部代垫	2 项（销方名称 / 不含税金额）	RS-202610-004	待张磊确认 2 项
10-17 09:05	行政·王芳	6	99% 高	5,840	公务卡直付 0	0 项	RS-202610-004	已自动入库
10-11 16:40	销售·王振	8	74% 中	2,270	¥ 2,270 全部代垫	5 项（4 张手写收据）	RS-202610-003	待王振补正
10-08 11:12	销售·张磊	7	98% 高	1,460	¥ 1,460 全部代垫	0 项	RS-202610-002	已自动入库
10-21 10:03	销售·张磊	4	61% 低	—	未判定	4 张全部需人工重录	未匹配	AI 无法识别 · 转人工

识别率目标：≥95% 免录入。低于 85% 的票据自动转人工并 @上传人，不阻塞工单。AI 识别结果仅作"数据录入加速"，不替代财务审核；代垫票据仍须财务复核后才可报销。

境内客户档案

按区域 + 业务员归属筛选

名片存档（AI 识别入库 · 可直接推送企微客户卡片）

客户评分来源于业务经理来访评价。10 分客户 = 战略级，纳入年度重点名单并享 A 类接待标准；5 分客户 = 常规级，按常规节奏维护。

涉外客户档案

按大区归属

涉外客户须填报外事信息（国籍、护照号、入境口岸、停留天数），仅行政与分管领导可见。归属按大区划分：欧洲 / 中东俄语 / 美洲 / 东南亚 / 日韩印巴。涉外客户保存时强制触发 AI 背调，命中制裁或禁运名单直接阻断报备。

客户来访行程（逐日规划）

来访天数

3 天

行程事项

14 项

会议 / 参观

5 场

董事长参加

参加 · Day1 致辞

客户：Kloeckner Gruppe（德国 · A 类 · 欧洲区 · 业务员张磊）　人数：客户方 6 + 翻译 1　 意向产品：五轴联动加工中心　意向型号：VMC-850U / HBF160×2　陪同：张磊（销售·全程）、李慧（外语·德语）、刘建军（技术·五轴）、徐磊（行政·接站）

本行程单由商务接待工作台生成 · 打印版已隐藏导航与操作按钮，可直接作为客户方确认稿。

客户方确认签字栏

客户方代表签字：________________

日期：____年__月__日

本公司陪同负责人：________________

日期：____年__月__日

总经理/董事长确认：________________

日期：____年__月__日

陪同需求卡片推送记录

企微已送达

接收人	部门	角色	陪同时段	卡片送达	响应
张磊	销售部（中东俄语）	全程陪同	10-17 14:30 → 10-20 16:00	✓ 10-16 22:31	已确认
李慧	销售部（欧洲）	外语陪同（德语）	10-17 15:00 → 10-20 16:00	✓ 10-16 22:31	已确认
刘建军	技术部·机床研发	技术陪同（五轴）	10-18 09:00 → 10-18 16:30	✓ 10-16 22:31	待确认
徐磊	行政部	接站 / 送站	10-17 13:40 / 10-20 16:30	✓ 10-16 22:31	已确认
陈国华	总经理办公室	董事长 · 致辞接见	10-17 15:30 → 16:30	✓ 10-16 22:31	已确认出席

卡片内容：客户名称/人数/级别、抵离与陪同时段、逐日行程安排、饭店与包间号、需准备资料（样机、图纸、宣传册）、忌口与语言要求。陪同人可一键确认或申请换人（自动通知备选人）；T-1 未确认自动升级至部门主管。

餐厅与包间预约

共 6 家协议餐厅 · 撞单自动阻断

时段口径：早餐 07:00–09:00　午餐 11:30–13:30　晚餐 17:30–20:30。同一餐厅同一时段仅允许 1 单占用；系统按「接待编号」锁定，冲突时拒绝并提示已占用的工单。

🛡️ 操作权限 · 撞单调整入口

仅行政办公室账号可手动调整撞单

当前登录账号

用于判定是否具备撞单手动调整权限，并确定通知署名

权限规则（R31-3）：撞单默认自动阻断，业务员无权强制放行；行政办公室账号可在下方台账中点击「⚠ 手动调整」，改时段 / 换餐厅 / 换包间 / 释放原单。每次调整必须填写调整原因，且系统强制向「原预订人」推送企业微信变更通知，未勾选通知则不允许提交。

近期餐厅预约台账

日期	时段	接待编号	客户	餐厅	房间 / 号	人数	餐标	预订人 / 陪同人	状态	操作

撞单拦截示例：10-18 晚餐「鲁能贵和洲际·鲁班厅」已被 RS-202610-004 占用，系统拒绝 RS-202610-008 并推荐同档空闲包间（明湖厅 / 2F-05）。若确需在同一包间接待，由行政办公室账号点击该行「手动调整」，改由其他包间或时段承接，并在提交后自动通过企业微信通知原预订人张磊。

📨 撞单调整与企微通知留痕

每次调整可追溯 · 与台账一一对应

周末 / 节假日值班表

日期	星期	值班领导	值班行政	值班司机	值班电话	备注
10-18	周六	王振海总经理	徐磊（前台/接待）	刘师傅	0531-8888 0018	VDMA 协会来访日
10-19	周日	—	田静（行政专员）	—	0531-8888 0019	VDMA 协会参观日
10-24	周六	王振海总经理	徐磊	刘师傅	0531-8888 0024	Mogilev 抵达日 · 涉外
10-25	周日	—	徐磊	刘师傅	0531-8888 0025	Mogilev 参观日
11-01	周六	陈国华董事长	田静	刘师傅	0531-8888 0101	董事长值班
11-02	周日	王振海	田静	—	0531-8888 0102	—

值班人员从企微通讯录人员列选择，支持 Excel 批量导入行政部排班表。工单落在周末/节假日时，系统自动匹配值班行政与值班司机并填入报备单，接待无需临时找人。

领导参与业务台账

董事长 / 总经理出席跟进

日期	接待编号	客户	级别	意向产品	出席领导	参与环节	洽谈结果	是否签单
10-17	RS-202610-004	Kloeckner（德）	A	五轴加工中心	董事长陈国华总经理王振海同	致辞 + 首轮洽谈	现场签单	是 · ¥ 286 万
10-20	RS-202610-006	VDMA 协会（德）	A	龙门加工中心	总经理王振海	工厂参观陪同	协会推荐 3 家	推进中
10-24	RS-202610-007	Mogilev（白俄）	A	液压缸专机	董事长陈国华	致辞 + 战略合作	框架协议	是 · 框架
10-08	RS-202610-002	Ha Long（越南）	C	立式加工中心	不参加	—	报价中	否

用途：统计董事长/总经理出席与签单率的关联度，按客户级别/产品线/大区拆解，指导"A 类客户是否值得高层出面的资源投放决策。本月：董事长出席 2 次 → 签单 2 单（100%）；C 类客户 0 次出席 → 签单 0 单。

来访计划 · 未来 30 天

已锁定 5 批

一句话：客户说"下个月想来" → 先录来访计划；行程定了要订房订车订会议室 → 在本页同一张表点「➜ 转接待报备」生成接待工单。

🚪 公司访客系统 · 对接总览

Webhook 已联通来访人员信息一次录入，两边同步

① 接待报备建单即锁定来访名单

② 名片 AI 识别自动补全姓名/证件/手机

③ 推送访客系统访客线上填写 + 审批

④ 闸机核验人证一致放行

⑤ 离场签退回写接待台账

访客系统只管 「人」的身份与通行，本工作台管 「事」的安排与费用。两边以 visit_no（访客编号）为唯一关联键：报备建单即生成访客预约，接待结束自动签退，避免前台重复登记。

来访人员名单（待推送 / 已推送 / 已到访）

按名片识别结果自动带入

访客通行日志

近 7 天

时间	访客姓名	所属客户	证件号	来访事由	被访人	闸机	状态
10-17 08:42	Andreas K.	Kloeckner Gruppe	DE****4412	商务洽谈 + 验厂	张磊	西门	已离场
10-18 09:05	王守义	山东华宇重工	3701**********1234	样机验收	王磊	西门	已离场
10-20 07:50	VDMA 考察团（8 人）	VDMA 协会	批量导入 8 条	工厂参观	李慧	—	待到访
10-20 08:00	⚠ 检测到 1 条与黑名单库相似的证件号，已自动挂起并通知安保部				安保部	西门	已拦截

对接方式说明

▸ P0（推荐）：访客系统若支持开放 API / Webhook，直接双向对接 —— 报备提交即调用创建访客接口，闸机核验与签退结果回写本工作台。
▸ P1：若访客系统无 API，可由本工作台生成 Excel 访客导入模板，行政每周批量导入；或在本工作台内嵌入访客系统登记页链接，操作员点一次跳转完成。
▸ 数据最小化红线：访客系统仅收「姓名 + 证件号 + 手机 + 被访人 + 事由 + 时段」，不同步客户预算、费用、行程明细与商业敏感信息；证件号在本工作台侧做脱敏存储（仅留后 4 位）。
▸ 权限口径：访客列表仅行政与安保可见，业务员可见自己名下来访人员。

住宿标准（按客户级别自动匹配）

A 类须总经理审批

客户级别	酒店星级	房型标准	协议酒店	协议价	随行翻译	住宿费审批
A 战略 / VIP	5 星（国际品牌）	行政套房 / 行政大床房	香格里拉 / 万达文华涉外优先涉外资质酒店	680–1,200 元/晚	同标准，另开 1 间	总经理审批
B 重点	4 星（高档商务）	商务大床房 / 双床房	万达嘉华 / 银座索菲特	380–480 元/晚	同标准	行政负责人审批
C 一般	3 星及连锁商务	标准单人间 / 双人间	全季 / 如家商旅涉外客户不得安排	220–300 元/晚	一般不安排	行政直接安排

住宿一律行政统一预订协议房；涉外客户酒店须具备外籍接待资质；客户坚持自费的，支付方式选"客户自付"，自动排除出需报销总额。

在订住宿

2 单待落实

接待编号	客户	业务员	级别	入离日期	夜数	房型/间数	酒店	协议价	预计住宿费	支付方式	状态
RS-202610-004	Kloeckner（德）	张磊	A	10-17 → 10-21	4	行政大床 ×6 + 翻译 ×1	济南香格里拉涉外资质	680	3,900	公司公务卡	已确认
RS-202610-002	Ha Long（越南）	张磊	C	10-08 → 10-10	2	标准单人间 ×2	全季（历山路店）	238	476	公司公务卡	已确认
RS-202610-006	VDMA 协会（德）	李慧	A	10-20 → 10-23	3	行政大床 ×8 + 翻译 ×1	待选定	—	—	公司公务卡	待落实
RS-202610-007	Mogilev（白俄）	赵鹏	A	10-24 → 10-27	3	行政大床 ×4 + 翻译 ×1	待询价	—	—	公司公务卡	询价中

酒店协议名录

酒店名称	星级	适用级别	协议价	涉外资质	协议前台	联系电话	状态
济南香格里拉大酒店	5 星	A	680	有	预订部·张经理	0531-8899 8888	合作中
万达文华酒店（历下）	5 星	A	720	有	预订部·李经理	0531-6789 0000	合作中
济南万达嘉华酒店	4 星	B	420	有	前厅·王经理	0531-6666 8888	合作中
银座索菲特（历山路）	4 星	B	460	有	预订部·陈经理	0531-8205 8888	合作中
全季酒店（历山路店）	3 星	C	238	无	前台	0531-8233 6666	合作中
如家商旅（机场店）	3 星	C	228	无	前台	0531-8888 1122	合作中

会议室预约日历

已占用 A 会议室（20人·涉外主用）　已占用 B 会议室（12人）　待确认接待室 / 多功能厅

会议室资源以企业微信「会议室预约」为准，工作台同步占用状态；同一时段冲突以先建单者为准。

自有车队

可用 5 / 共 7

车牌	车型	座位	状态	固定司机	司机电话	备注
鲁A·D8801	商务车别克GL8	7	可用	刘师傅	138 0531 8801	—
鲁A·D8802	商务车别克GL8	7	已派 10-17	刘师傅	138 0531 8801	Kloeckner 接机
鲁A·D8836	轿车帕萨特	5	可用	张师傅	138 0531 8802	—
鲁A·D8842	中巴丰田考斯特	19	年检中	—	—	10-18 复检
鲁A·D8850	轿车桑塔纳	5	可用	王师傅	138 0531 8803	—

派车规则

A 类 GL8 / 考斯特 + 举牌（涉外须外语接机人）

B 类 GL8 或帕萨特

C 类轿车

超过 10 人 → 考斯特（19 座）
超 21 人 → 外部租车询价，走承运商报价库比价

接站相关问题（接错出口、举牌不清、等候超时）可在来访评价中反馈，行政会追溯整改。

🚗 云上管车 · 企微对接

可打通推荐：企微原生接入

结论：可以打通。云上管车（guanche.net）原生支持 钉钉 / 企业微信 / 飞书 三端接入，提供开放接口与连接器市场，可实现「用车申请 → 审批 → 派车 → 行程 → 还车」全链路数据回流。本工作台只需做接待场景的派车触发与状态/费用回流，车辆日常管理仍以云上管车为唯一台账，避免双账。

车辆在线

7 / 7

今日派车

3 单

本月接待里程

2,846 km

本月油费

¥ 3,120

接待用车派单（由本工作台行程单触发 → 云上管车执行）

接待编号	客户	用车事由	起止时间	起讫点	车型要求	司机	云上单号	状态
RS-202610-004	Kloeckner（德）	接站	10-17 13:40	遥墙机场 T3 → 香格里拉	GL8（举牌）	刘师傅	YG-20261017-003	已完成
RS-202610-004	Kloeckner（德）	厂区参观 + 送站	10-18 09:20 / 10-20 14:30	公司 ↔ 酒店/机场	GL8 ×2	刘师傅、张师傅	YG-20261018-011	进行中
RS-202610-006	VDMA（德）	接站（周末）	10-18 09:50	胶东机场 → 香格里拉	GL8 + 考斯特	刘师傅	待派车	—	待调度
RS-202610-007	Mogilev（白俄）	接站（涉外 · 周末）	10-24 13:00	济南机场 T2 → 万达嘉华	GL8（外语接机）	值班司机	待派车	—	已提交云上

接入方案（四步，建议 P0 用前两步即可满足接待场景）

路径	做法	难度	能解决什么	建议
A. 企微原生接入	云上管车已在企微工作台安装应用，员工直接在建单/审批/派车，无需本工作台介入	零	日常用车、审批、派车、司机协作	★ 先做这个，最快 1 天上线
B. 行程单触发派车	本工作台保存行程单时，识别「交通/送站」类行程 → 自动向云上管车提交用车申请（带接待编号、客户、人数、行李数、起讫点、时间、车型要求、涉外标识）	低	接站/送站不再靠行政口头打电话	★ P0 必做，接待最高频场景
C. 开放接口双向同步	用云上管车开放接口/连接器，把车辆状态、里程、油耗、油费、维修年检、保险到期回流到本工作台车队页	中，需对接	车队页数据自动更新，不再手工台账	P1
D. 事件回调	订阅云上管车事件（新派单/出发/到达/还车/超期未还），推送企微消息提醒相关人	中	司机/行政/陪同人实时掌握车辆到位情况	P1

车辆字段映射（本工作台 ↔ 云上管车）：接待编号→外部单号备注｜客户名称+人数→用车事由｜起讫点→行程起止｜车型要求（A类=GL8举牌/涉外外语接机）→车辆类型与备注｜陪同人→乘车联系人｜董事长参加→需升级用车规格。
分工原则：车辆台账、油费、维修年检以云上管车为唯一数据源；本工作台只保留「接待用车需求」与「状态镜像」，避免双账打架。

实施前须确认 3 件事：① 云上管车是否已购买开放接口/连接器版本（部分能力需付费）；② 现有 7 台车与 3 位司机的userid 是否已在企微通讯录对齐（否则派车通知发不到人）；③ 涉外接机的外语接待资质需作为派车必填项传给云上，避免派错人。

流程 ① 提交领用申请（库存台账页或本页）→ ② 按类别自动路由审批 → ③ 审批通过后点「🎁 发放」填实发数量、交付方式与签收人 → ④ 系统自动扣减库存并生成离企登记单（合规必填）→ ⑤ 计入该接待工单费用并写日志。

🎁 待发放 / 已发放

审批通过后在此执行发放

申请单号	客户 / 工单	类别	礼品明细	金额	审批	发放状态	离企登记	操作

发放即扣库存，请核对实发数量；客户定制礼品不占集中采买库存，发放时不扣减。

礼品怎么发出去 · 四步操作指引

① 谁提申请　业务员 / 前台

在「📦 库存台账」选好礼品与数量，或点「＋提交领用申请」，填客户、关联接待工单、用途。

② 谁审批

集中采买礼品 → 行政办公室主管；客户定制礼品 → 勾选了销售部采买则走销售部负责人 + 分管副总；单批 > 5,000 元加签分管副总；A 类礼品须总经理审批。

③ 谁发放　行政办公室

进入「🎁 礼品发放」页签，对「审批通过」的行点「🎁 发放」，确认实发数量、交付方式（现场交付 / 邮寄 / 随行携带）与签收人。

④ 离企登记（合规必填）

发放后系统自动生成离企登记单；也可在「🚪 离企登记」页手工补登。未登记的领用会在 KPI「待离企登记」中挂红。

常见疑问：客户临时加人要多领一份怎么办？→ 直接再提一条领用申请，不要改已发放的单据（改单会破坏库存与审计链条）。

按级别库存分布

A 类须总经理审批

库存水位预警

红条 = 低于预警线

集中采买礼品库存（A/B/C 三档标准）

行政办公室统一采买 · 库存共享

礼品名称	规格	适用级别	单价上限	库存	预警线	存放位置	状态

礼品须离企登记；单批超 5,000 元须分管副总审批。礼品是否合适可在来访评价中反馈（如"汽车行业客户送刀具样品盒不合适"）。

🎨 客户定制礼品 · 单独建档

按客户定制，不计入集中采买库存

定制礼品与集中采买礼品的区别：集中采买为通用库存、单价有上限、行政统一采买；客户定制按客户专属要求制作、金额需手工录入、采买单位可选行政办公室或销售部。

📝 礼品领用申请

提交后按类别自动路由审批

审批路由规则：集中采买礼品 → 行政办公室主管审批；客户定制礼品 → 勾选了销售部采买则走销售部负责人 + 分管副总，未勾选则走行政办公室；单批金额超 5,000 元额外加签分管副总；A 类礼品须总经理审批。

🚪 礼品离企登记（合规必填）

每笔领用须登记

接待复盘 · 让每一次来访都沉淀下来

每批来访结束后，业务经理在企业微信内提交评价：客户评分（10 分制）+ 来访小结 + 接待反馈 + 合理化建议。评价是工单闭环的第 ③ 道闸门。

✎ 待评价 2 单

10 分客户

战略级 · 重点跟进

5 分客户

常规级 · 常规维护

现场签单

占评价批次 17%

高潜力待跟进

需 30 天内跟进

平均评价分

8.2

10 分制

待评价

1 单已超时

评价记录

接待编号	客户	区域/大区	业务员	评分	客户定级	来访结果	接待反馈	评价时间	操作

评价数据直接沉淀为客户价值档案：10 分客户纳入年度重点名单并享 A 类接待标准；5 分客户按常规节奏维护。接待反馈自动进入行政整改清单。

接待问题整改跟踪（来自评价反馈）

3 项待整改

来源工单	问题类型	问题描述	填报人	整改责任人	状态
RS-202610-001	接站接机	司机到 T3 出口，客户从 T2 到达，接人晚 40 分钟	王振	车队·刘师傅	整改中
RS-202610-001	餐饮	客户忌口不吃辣，工作餐安排了水煮鱼，建议下次提前确认忌口	王振	行政·王芳	已调整
RS-202610-003	场地	接待室空调偏冷，客户中途要求开窗，建议提前 30 分钟预热	王振	行政·王芳	整改中
RS-202609-012	礼品	客户是汽车行业，送刀具样品盒不合适，建议按行业匹配礼品	李慧	行政·王芳	已采纳

✦ 你的建议可能被采纳，还有小奖品

每个工单都可以提合理化建议。被行政采纳并落地执行的，建议人可获得一份小奖品（保温杯 / 定制笔记本 / 咖啡券等，单份成本上限 150 元）。

🎁 已发奖品 8 份

累计建议

来自 9 位同事

已采纳

采纳率 62%

实施中

行政推进中

待评估

行政未回复

已发奖品

小奖品覆盖

采纳后效果

齐套率 +18pt

T-2 核查改进

建议清单

建议编号	关联工单	建议人	建议内容	类型	状态	奖品	提交	操作

奖品目录（行政提供）

DEED 保温杯

定制logo · 约 120 元

定制笔记本

皮面 A5 · 约 90 元

咖啡券

星巴克 4 张 · 约 100 元

电影券

2 张通兑 · 约 110 元

办公绿植

桌面盆栽 · 约 60 元

下午茶券

园区咖啡厅 · 约 50 元

奖品由行政统一采购发放，采纳后 7 个工作日内到行政领取，可随工资一并发放。

费用类型构成

按发生额占比 · 10 月

支付方式 vs 报销义务

谁垫的钱，决定财务动作

月度费用趋势

柱内分色：直付 / 待报销

业务员费用与闭环率

红段 = 未闭环金额

票据闸口分布

齐全率目标 ≥ 95%

合规红线监控

触碰即需审批

10 月费用明细

日期	接待编号	客户	业务员	费用类型	明细	支付方式	支付人	金额	需报销	票据	报销状态
当前筛选合计								0	0

合规提示：购物类为商务行为合规敏感项——代垫须当日收回现金并留存销售单，不得以"礼品"名义报销个人购物；单笔超 3,000 元须总经理审批。外出就餐人均超 300 元或涉外宴请须分管副总审批。

⤓ 费用台账数据出口

口径：10 月全量 · 11 条

▸ 所有出口均按当前选中的时间范围过滤，导出文件名带日期区间，可追溯。
▸ 推送到企微智能表格后，财务部无需登录本系统即可读取，票据齐全率每日 08:30 自动刷新。
▸ 敏感字段：客户名称与业务明细推财务，个人垫付人姓名仅推部门不推个人，导出 Excel 默认脱敏。

导出记录（留痕可追溯）

本月 14 次

导出编号	时间	操作人	出口类型	数据范围	条数	用途

来访批次月度趋势

1-10 月累计 86 批

大区来访分布

含境内区域

客户价值矩阵

10 分客户转化率 68%

业务员评价覆盖率

未达 90% 需主管提醒

接待闭环漏斗

86 批来访到 41 批签单

接待规格与费用关系

A 类单批成本最高

接待效果与客户价值分析

1-10 月累计

维度	分析结论	建议动作
10 分客户转化	评价为 10 分的客户中，3 个月内签约转化率 68%，5 分客户仅 12%	10 分客户纳入年度重点名单，Q4 优先排产与资源倾斜
按区域	华东来访 42 批最多；华中客户 10 分占比最高（41%）	华中加大拜访密度；华东客户多为 5 分，控制接待规格
按业务员	张磊（欧洲）评价覆盖率 100%，王振（华东）仅 67%	评价覆盖率纳入业务员月度复盘，未评的主管提醒
报销闸口	18 批中 3 批超 30 天未闭环，均因个人代垫票据缺失	代垫当场开收据并在群内传票，超 3 天自动提醒
住宿标准	A 类客户 100% 安排 5 星，B 类中 22% 降为 4 星以下	级别与酒店星级强绑定，不符自动阻断
外出就餐	占费用 22%，人均 260 元，A 类涉外人均超 300	涉外宴请人均超 300 需副总审批，控制占比
游玩 / 购物	游玩占 13%（78% 个人垫付）；购物占 7%，票据齐全率仅 46%	游玩改行政统一订票；购物从严：无销售单不予报销
接待反馈	本月收集反馈 14 条，接站与餐饮问题占 57%	接站出口信息提前推送；餐饮忌口提前问询
合理化建议	13 条建议采纳 8 条，采纳后 T-2 齐套率提升 18 个百分点	继续鼓励，已固化"接机提前锁车""忌口前置问询"两条流程

报表数据底表（可按维度切换）

⤓ 接待报表数据出口

口径：2026 全年至今 · 86 批

▸ 管理层月报：一键生成「核心结论 + 关键指标 + 图表」PPT，可直接进经营会。
▸ 财务口径：与费用台账共用同一套分类字典，两个出口可对账。
▸ 对外分享：生成只读链接给客户看板时，自动剔除客户名称与费用明细，仅保留来访统计。

报表出口记录

本季度 9 次

出口编号	时间	操作人	出口类型	数据范围	接收方

资源占用统一校验

会议室 / 车辆 / 客房 / 餐厅四类资源统一占用台账。新建或编辑接待单时，若同一资源在同一时间段已被占用，页面弹窗预警并阻断重复排期；行政可强制放行并留痕。

校验开关：已开启缓冲时间：前后 30 分钟

资源占用台账

资源类型	资源名称	具体单元	占用日期	占用时段	关联接待单	客户 / 用途	状态	操作

⚙ 校验规则配置

免改码 · 后台可配

冲突预警记录

预警编号	触发时间	触发场景	资源	冲突占用	处置结果	操作人

用户与角色管理

自定义系统角色 → 按角色分配菜单权限与操作权限（新增 / 编辑 / 删除 / 导出 / 审批 / 配置 / 推送）→ 维护操作人员账号并绑定角色；所有关键动作自动写入操作日志。

角色 5 个账号 8 个当前登录：王芳（系统管理员）

系统操作人员账号

账号	姓名	部门 / 职务	手机号	企微账号	绑定角色	状态	最后登录	操作

系统角色

点击「权限配置」勾选菜单与操作权限

角色编码	角色名称	角色说明	菜单权限	操作权限	关联账号	状态	操作

▸ 系统管理员为内置角色，不可删除、不可取消菜单权限。
▸ 角色变更后，已登录账号在下次进入页面生效，历史操作日志不受影响。

菜单权限矩阵

✔ 已授权　— 未授权　行=菜单　列=角色

操作权限说明

企业微信接口配置

一处配置，四处能力：① 接待安排消息推送（内部业务人员 / 参观陪同人员）② 企微会议室预约同步③ 第三方应用「云上管车」车辆预约与状态同步④ 企微智能表格客户信息同步。

接口状态：已连接推送场景：4 / 4 启用

基础资料维护

将客户档案、住宿安排、会议预约、自有车队、餐厅预约、礼品库存、人员档案中涉及的基础档案统一收口管理。在此维护的选项无需修改代码，保存后立即生效于全平台下拉框。

字典 10 组合计 0 个选项

字典分组

切换左侧分组后，右侧可新增 / 编辑 / 停用 / 排序，停用项不会出现在业务下拉框中

生效位置对照

字典改动后影响的下拉框

字典分组	编码前缀	生效位置（下拉框）	选项数	停用数

操作日志

记录谁在什么时间对什么对象做了新增 / 编辑 / 删除 / 配置 / 推送等操作，支持按时间、操作人、模块、操作类型与关键字检索，可导出留痕备审计。

共 0 条保留期：365 天

日志检索

→

时间	操作人	部门	模块	操作类型	操作对象	操作详情	来源 IP

组织架构 · 部门与区域

—

为什么放这里：报备单「来访部门 / 对口部门 / 陪同部门」、用户「所属部门」、费用「归属部门」、值班表「值班部门」全部从这里取值，改一次全平台生效，不再出现各处下拉不一致或漏选项。

区域 / 大区

用于客户档案、来访计划的区域归属统计

排序	区域 / 大区名称	负责人	覆盖省市区	状态	操作

客户级别

级别决定住宿 / 用餐 / 用车 / 伴同领导标准

级别	名称	判定标准	伴同领导层级	住宿标准	用餐标准	用车标准	状态	操作

住宿标准矩阵

按「客户级别 × 城市等级」核定星级 / 房型 / 协议价上限

级别	城市等级	酒店星级	房型	协议价上限	可否套房	配翻译	超标审批人	操作

用法：报备单选定客户级别 + 来访城市后，系统按本表自动带出可选酒店范围与价格上限；超出上限的酒店在资源分配里标红并需「超标审批人」审批。

AI 模型配置

—

未配置时会怎样：三项能力均为可选增强，未填 Key 时对应按钮自动置灰并提示「未配置，请联系管理员在系统管理 → AI 模型配置中启用」，不影响报备、审批、资源分配等主流程。

AI 调用日志

保留最近 30 天，含成功 / 失败 / 耗时 / 费用估算

时间	能力	触发人	关联对象	结果	耗时	费用估算	摘要